Nieuws

De onmisbare welkomstmap voor ieder vakantiehuis

Geplaatst op: 31-03-2022 20:40:25

De deur van de vakantiewoning gaat open, de bagage wordt neergezet. Het ontdekken van de vakantiewoning kan beginnen. Eén ding is zeker! De welkomstmap wordt nog binnen het eerste uur open geslagen en gelezen. De welkomstmap is namelijk dé manier om alle informatie tot u te krijgen, en een succesvolle vakantie mogelijk te maken. Onderschat als verhuurder daarom niet het belang van een degelijke welkomstmap.

Wij leggen graag aan u uit waar een goede welkomstmap aan moet voldoen, zodat u er zeker van bent dat het de gasten aan niets ontbreekt!

“Een welkomstmap voor een warm welkom”

Wijzelf van Tweedewoningruil doen, naast huizenruil, ook aan verhuur van ons vakantiehuis. Onze jarenlange ervaring, en de ervaringen die wij hebben opgedaan met andere vakantiehuisjes, hebben er voor gezorgd dat wij voor jullie dé handvaten kunnen meegeven voor de perfecte welkomstmap. Een handige checklist die u kan gebruiken bij het verhuren van uw vakantiehuis, of wanneer u een huizenruil doet met een andere huiseigenaar.

De basis

Van boekwerken met wel honderd pagina’s, tot enkele brochures in een snelhechter…een welkomstmap of ook wel informatiemap genoemd, kan vele verrassende en zelfs opmerkelijke vormen aannemen. De ene variant iets gebruiksvriendelijker dan de andere. Het is belangrijk om de basis van een informatiemap niet uit het oog te verliezen, en dat is tenslotte antwoord geven op de vragen die gasten kunnen hebben tijdens het verblijf. De ‘Noodzakelijke’ informatie verstrekken die nodig is om er voor te zorgen dat de gasten u als verhuurder niet hoeven te bellen.

De persoonlijke ‘touch’

Een vakantiehuis heeft altijd een bepaald ‘typisch’ karakter, hetzij de locatie waar het ligt, de huisstijl of hoe je het zelf hebt vormgegeven. Er is dan ook niets leuker om het karakter van de vakantiewoning door te trekken tot in de details. Maak uw welkomstmap persoonlijk, zodat het aangenaam is om te lezen, en zo het algehele vakantiegevoel nog méér versterkt wordt. Het persoonlijk maken van de map kan al bij de aanhef gebeuren. Heet de gasten welkom op jouw manier!  Uiteraard hoeft niet alles als een boek geschreven te worden, maar het zijn de details die nét het extraatje geven.

De onmisbare inhoud van een Welkomstmap

De belangrijkste vraag die u als verhuurder moet stellen: Wat willen mijn gasten, die voor de allereerste keer binnen komen, weten?

Ga er als verhuurder niet van uit dat alles vanzelfsprekend is, en dat de gasten het begrijpen. Vaak grijpen mensen terug naar de map, wanneer iets voor hen niet helemaal duidelijk is. Dit kan gaan van de werking van een huishoudapparaat tot de regels van het scheiden van afval.

Wij geven u de checklist!

De Checklist

Het welkomstwoord

Een korte introductie van het vakantiehuis, de oorsprong, algemene info en eventueel iets wat u in het bijzonder wilt uitlichten. Een aanhef over jezelf en waarom jij de gasten een mooi verblijf wenst in uw vakantiehuis.

Het klinkt wellicht apart, maar geef vlak na uw welkomstwoord de code van de wifi. In onze huidige tijd is dit één van de voornaamste dingen waar mensen als eerste naar op zoek gaan. Op deze manier hoeven uw gasten niet onnodig te bladeren.

Een inhoudsopgave

Wees transparant en maak het zoeken in uw informatiemap gebruiksvriendelijk door het toevoegen van een inhoudsopgave. Op deze manier kunnen de gasten eenvoudig en snel de gewenste informatie terugvinden. Bevat een bepaald onderwerp in uw map veel informatie, deel het gerust op een subcategorieën.

Vertrekinformatie

Iedere vakantie loopt helaas ooit eens op zijn einde. Na het dichttrekken van de deur, worden er toch vaak wat dingen verwacht. In de meeste gevallen is het verstandig om dit als verhuurder direct kenbaar te maken, maar het is zeker niet onverstandig om dit nogmaals te vermelden in uw map. Het aftrekken van de lakens (voor de schoonmaak), of het verleggen van afval naar een bepaalde plek of container. Wellicht zijn er ook afspraken over de afhandeling van de sleutels? Dit hoeft geen uitgebreide informatie te zijn, maar het kan wel de twijfel wegnemen.

De werking van de apparaten

Er is géén vakantiehuis zonder apparaten. Een televisie, een radio, een koffiezetapparaat, een vaatwasser, een verwarming… en ga zo maar door. Maak voor de voornaamste apparaten in uw vakantiehuis een handleiding. Uw gasten zullen vaak bestaan uit een heel variërend publiek, mogelijks van gepensioneerden tot gezinnen met kleine kinderen. Het is om deze reden prettig om voor iedere doelgroep voorbereid te zijn. Niet iedereen is op de hoogte van alle technologie.

In geval van nood?

Wat kan men doen in gevallen van nood? Iedere vakantieganger hoopt geen gebruikt te hoeven maken van deze rubriek, maar het is een absolute must om dit te voorzien in uw welkomstmap. Mocht er iets gebeuren, dan kunnen de gasten in ieder geval snel de nodige contacten raadplegen. 
Schrijf de adresgegevens en de telefoonnummers op van de dokter, de dierenarts (bij toelating van huisdieren) en de apotheek. Daarnaast is het belangrijk om aan te geven waar de EHBO-koffer ligt in uw vakantiehuis.

 ‘Praktische’ informatie

Praktische informatie kan gaan om de praktische zaken binnen uw vakantiehuis, maar ook over de praktische zaken in de omgeving. Wat zijn uw huisregels? Mag er gerookt worden, en waar is dit toegestaan? Zijn er bepaalde voorwaarden aan het parkeren in de straat? Waar is er een supermarkt in de directe omgeving? Een goede bakkerij en slagerij. Is er een busverbinding naar het dorp? Vaak zijn dit alledaagse vragen die de gasten tijdens hun verblijf zelf moeten uitpluizen, maar die u hen nu kan besparen.

Persoonlijke tips en de bezienswaardigheden

De leukste rubriek van iedere welkomstmap…althans dat zou het moeten zijn. Hier kan u als verhuurder het verschil maken, en de vakantie van uw gasten nóg leuker maken! Voor de meeste gasten is de regio waarin uw vakantiehuis gelegen is compleet nieuw of onbekend. Uiteraard zullen zij de highlights van de omgeving opgezocht hebben via Internet, maar uw persoonlijke tips zijn het meest waardevol. U kent de omgeving en haar bezienswaardigheden als geen ander. Wellicht heeft u nog een aantal goede restaurantjes, die het proberen meer dan waard zijn. Of is er een wandeltocht in de omgeving, die u langs de mooiste plekjes leidt. Een sfeervolle markt in het nabijgelegen dorpje. Kortom, de gasten zullen het enorm waarderen als u de moeite neemt om allerlei leuke tips uit te schrijven. Het extraatje voor een succesvolle vakantie!

Een welkomstmap bij huizenruil

De welkomstmap is niet alleen handig bij het verhuren van uw vakantiehuis, maar ook ideaal te gebruiken bij een huizenruil. U kunt uw gasten met de welkomstmap goed wegwijs maken, dit zelfs als u geen ervaring heeft met het verhuren van uw vakantiehuis. U hoeft de map slecht één keer te maken en kan deze steeds opnieuw gebruiken bij iedere huizenruil die u doet.